АБИС "Руслан": особенности эксплуатации в вузовских библиотеках

Сова Д.Н., Баранов В.Л. ООО «Балтиксофт», Санкт-Петербург

В докладе анализируется опыт эксплуатации библиотечной системы РУСЛАН в библиотеках ВУЗов, также представлены последние результаты и планируемые направления дальнейшего развития системы РУСЛАН группой специалистов компании «Балтиксофт».

Библиотечная система РУСЛАН – полнофункциональная АБИС, построенная на основе мощной СУБД Oracle. В системе поддерживается большинство современных библиотечных технологий и стандартов. 

На текущий момент период эксплуатации АБИС в ряде библиотек превысил 6 лет и уже можно выделить основную нишу применения системы РУСЛАН - библиотеки средних и крупных ВУЗов, крупные публичные библиотеки. Такие библиотеки обладают специалистами, которые способны оценить возможности АБИС, адаптировать и настроить систему под особенности своих библиотек.

Опыт внедрения и эксплуатации системы РУСЛАН во многих вузовских библиотеках имеет много общего, как со стороны разделения на этапы внедрения, так и по временным рамкам этих этапов. Достаточно много и общих “ошибок”. Этот опыт может быть полезен для библиотек находящихся сейчас на начальных этапах перехода на систему РУСЛАН.

Можно выделить четыре традиционных этапа внедрения АБИС.

На первом этапе происходит перенос данных из предыдущей системы, идет освоение циклов комплектования и каталогизации с использованием АРМа Комплектования/Каталогизации. Для пользователей библиотеки организуется доступ к электронному каталогу через WEB интерфейс - АРМа Читателя в режиме простого доступа. Для многих библиотек этот этап повторяет то, что было достигнуто с использованием предыдущей АБИС, но на новом технологическом уровне. Продолжительность этого этапа может очень сильно варьироваться, и быть в пределах 1-3-х лет. На время этого этапа существенно влияет техническая  оснащенность библиотеки, так как при переходе со старых АБИС, работающих в среде DOS, приходилось обязательно переходить на новые компьютеры. На текущий момент этот технический фактор стал существенно менее значимым.

На втором этапе в опытном режиме запускается сервис электронного заказа в АРМе Читателя и обслуживания заказа в АРМе Книговыдачи. Особенность этого этапа, да и всего сервиса электронного заказа, в том, что работа идет с электронным каталогом, который не отражает в полном объеме фонды библиотеки. На практике это означает обязательное сосуществование электронного заказа и традиционных требований в течение нескольких лет. Очень часто на этом этапе традиционные требования обслуживаются, как в обычном режиме - через формуляр читателя, так и электронным образом. Такое дублирование работы не рекомендуется разработчиками системы, но отказ от дублирования часто происходит только при переходе к следующему этапу.

В техническом плане это достаточно простой этап, так как не требует серьезных дополнительных настроек АБИС.  В организационном же плане он может быть достаточно сложным. Очень часто сотрудники отделов обслуживания читателей не имеют достаточного опыта работы с компьютерами. Данные в электронном каталоге редко бывают полностью готовы для электронной книговыдачи в АРМе Книговыдачи. Требуется, как минимум, произвести штрих-кодирование выдаваемого экземпляра, а как максимум, ввести краткое библиографическое описание в электронный каталог. Последнее необходимо если требование пришло в традиционной форме, а выполняется в электронной форме. Первые несколько лет количество традиционных требований может превосходить количество электронных заказов, что на практике приводит к увеличению времени обработки заказа.

Сразу после начала этого этапа становится очевидной необходимость ретрокаталогизации. От того, какая модель ретрокаталогизации будет принята, и какие ресурсы будут на нее выделены, зависит время приведения электронного каталога в состояние необходимое для начала следующих этапов. В случае, если для задач ретрокаталогизации массово  привлекаются отделы обслуживания библиотеки, то время перехода к следующему этапу может составить 1-2 года.

На третьем этапе в опытном режиме запускается сервис электронной книговыдачи с использованием АРМа Книговыдачи в каком-нибудь одном или двух небольших отделах библиотеки. Особенность режима электронной книговыдачи в том, что фонд отдела должен быть практически полностью отражен в электронном каталоге. Данное требование является результатом того, что электронная книговыдача производится в рамках живой очереди пользователей библиотеки, и время на ретрокаталогизацию отсутствует. На этом этапе объем книговыдачи, как правило, незначительный, а соответственно, нагрузка на сотрудников библиотеки и на технические средства минимальна. В некоторых библиотеках электронная книговыдача дублируется по традиционной схеме, через формуляр читателя. Данный этап является самым простым и в техническом и организационном плане и редко когда длится больше года.

В этот же период идет подготовка для запуска электронной книговыдачи во всей библиотеки, которая заключается в пополнении электронного каталога описаниями массовых учебных изданий, которые обязательно будут выдаваться в течение учебного года.

На четвертом этапе запускается сервис массовой электронной книговыдачи с использованием АРМа Книговыдачи. Этот этап является практически копией третьего за исключением масштаба работ. На этом этапе особенно сильно проявляются особенности вузовских библиотек, когда за 3-4 недели сентября выдается примерно половина экземпляров от общего количества выдаваемого за учебное полугодие (без учета оборота в читальных залах). В этот период времени средняя нагрузка на систему вырастает более чем в 10 раз. В некоторых библиотеках технические средства, на которых работает серверная часть системы, оказываются не готовы к такой нагрузке.

Можно выделить несколько общих недостатков при выполнении описанных выше этапов внедрения АБИС во многих  библиотеках.

1.      Полностью последовательное выполнение этапов. Многие проблемы выявляются позже, чем могли бы быть выявлены, а соответственно, позже начинается и их решение. В результате, полное внедрение системы растягивается во времени и увеличивается на 2-3 года, в первую очередь, по причине задержки с началом ретрокаталогизации и штрих-кодирования.

2.      При ретрокаталогизации возможности по заимствованию записей по протоколу Z39.50 используются не очень широко.

3.      Штрих-кодирование фонда, часто сознательно, откладывается на максимально поздний срок, обычно на 3-й и даже 4-й этапы. В результате, один учебный год электронная книговыдача идет с большими задержками.

4.      В крупных библиотеках иногда недооценивают требования к производительности и надежности технических систем, на которых работает серверная часть АБИС, особенно при переходе к массовой книговыдаче.

В связи с тем, что все большее количество библиотек подходит к этапу массовой книговыдачи разработчиками системы последние два года уделяется много внимания аспектам повышения производительности и надежности системы. АРМе Книговыдачи и сервере «Руслан» полностью переработана операция штрих-кодирования в процессе книговыдачи, что существенно повысило производительность системы и сделало ее менее чувствительной к пиковым нагрузкам.  

Следующее направление развитие АБИС связано с сервисными функциями которые, последнее время, в основном, запрашиваются вузовскими библиотеками. Эти функции реализуются в АРМе «Библиотечная статистика», который используется для систем РУСЛАН и НЕВА. В последней версии АРМа расширены отчеты по сбору статистики книговыдачи, а так же добавлены новые отчеты по инвентаризации фондов.