АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА

«НЕВА»

 

 

 

 

 

АРМ «Комплектатор-Каталогизатор»

Версия 1.5

 

 

 

 

 

 

Руководство пользователя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ã 2006-2007 ООО “Балтиксофт”


Оглавление

Введение. 3

Термины и сокращения. 3

1.     Установка/удаление программы.. 4

2.     Настройка программы.. 5

3.     Техническое обслуживание и поддержка пользователей. 8

4.     Запуск программы.. 9

5.     Выход из программы.. 10

6.     Подключение и авторизация на сервере. 11

7.     Поиск записей в каталоге и во внешних источниках. 12

8.     Формирование заказа. 14

9.     Регистрация новых поступлений. 15

10.       Списание единиц фонда. 17

11.       Обработка записи. 18

11.1. Общие правила работы в окне «Запись». 18

11.2. Работа на странице «Описание». 19

11.3. Автоматические режимы проверки на дублет и поиска записи во внешнем источнике  20

11.4. Работа на страницах: «Авторы», «Примечания», «Заглавия», «Тематика» и «Прочее». 21

11.5. Работа на странице «Связи». 23

12.       Работа со справочниками. 25

13.       Формирование инвентарной книги. 26

14.       Ведение генераторов инвентарных номеров. 28

15.       Формирование книги суммарного учета. 29

 


Введение

АРМ «Комплектатор-Каталогизатор» НЕВА (далее Программа) предназначена для выполнения традиционных функций работников отделов комплектования и научной обработки библиотеки в автоматизированном режиме. Программа позволяет: формировать и обрабатывать заказ на книги, заимствовать записи из внешних источников, создавать первичные и полные описания монографических документов в целях учета новых поступлений и обеспечения качественного поиска записей в электронном каталоге, автоматически сверять новые записи на «дублетность» в каталоге, распределять и списывать единицы хранения, производить индивидуальный и многоэкземплярный учет фонда, подготавливать отчетную документацию.

Программа ориентирована на работу с сервером библиотечной системы по стандартному протоколу Z39.50 (ISO23950). Программа работает с сервером только в стандартной кодировке UNICODE (UTF-8). Выходные формы генерируются в формате Microsoft Excel (далее Excel) и могут обрабатываться далее любыми приложениями, поддерживающими данный формат.

 

Термины и сокращения

ДЕМО режим – специальный демонстрационный режим использования программы, позволяет выполнить до 20 пробных запусков.

Каталог, ЭК – далее по тексту подразумевается электронный каталог библиотеки.

Rusmarc (Русмарк) – Российский коммуникативный формат представления библиографических записей (российская версия международного формата UNIMARC).

Запись – библиографическая запись в формате Rusmarc (элемент электронного каталога).

Заказ – заказ книг на комплектование.

Акт приема – акт о приеме (поступлении) документов в библиотеку.

Акт выбытия – акт об исключении (списании) документов из фонда библиотеки.

Внешний источник – Z39.50 сервер другой организации доступный для поиска и извлечения записей Rusmarc посредством Интернет с целью заимствования в каталог библиотеки.

В/Д - выходные данные (область библиографического описания, соответствующая полю 210 формата Rusmarc).

Ф/Х – физическая характеристика (область физической характеристики ISBD или область количественной характеристики ГОСТ_7.1 библиографического описания, соответствующая полю 215 формата Rusmarc).

КСУ – Книга суммарного учета.

 


1.   Установка/удаление программы

 

Для установки программы необходимо запустить инсталлятор (setup.exe) и пройти все шаги автоматической процедуры установки. Программа устанавливается в папку C:\ABISNeva\complcat\. Место установки можно изменить, выбрав другую директорию.

После установки в рабочую директорию программы будут скопированы следующие файлы:

complwbp.exe – исполняемый файл программы,

complwb.cfg – файл настроек программы,

asigns.iniтаблица авторских знаков Хавкиной,

complhelp.htm – Руководство пользователя (настоящий документ),

Шаблоны\... – папка шаблонов Excel(xls) для всех генерируемых программой отчетов,

Шаблоны записей\... – папка шаблонов библиографических записей (mrc),

Отчеты\... – пустая папка для сохранения генерируемых программой отчетов.

 

После установки в директорию программы необходимо скопировать полученный у поставщика лицензионный файл complwb.lic, содержащий лицензионный ключ для активации программы и имя зарегистрированного пользователя (название организации). Лицензионный файл имеет специальную защиту и какие-либо изменения в ключе или имени пользователя не допускаются. Внесение изменений вручную приведет к тому, что данный лицензионный файл будет признан программой недействительным.

В случае отсутствия действительного лицензионного файла программа запускается в специальном ДЕМО режиме, позволяющем осуществить до 50 запусков. По истечении 50-ти пробных запусков дальнейшее использование без получения лицензионного файла станет невозможным.

Лицензионный файл может быть получен у поставщика и скопирован в рабочую директорию программы в любое время. Повторная установка программы для перехода из ДЕМО в зарегистрированный режим работы не требуется.

Удаление программы производится штатной функцией Windows (Панель управления - Установка/удаление программ).


2.   Настройка программы

 

Все настройки программы хранятся в файле complwb.cfg.

Адрес сервера задается в следующей настройке:

[Сервер]

Адрес=IP:порт

Например:

Адрес=195.208.175.4:2100

или

Адрес=lib.tpu.ru:2100

По умолчанию адрес настроен на локальный сервер localhost:210.

Также можно настроить обозначение сервера, которое будет выводиться в Программе:

Название=ТПУ

и имя пользователя для авторизации:

Пользователь=valera

В параметре Пароль можно указать пароль пользователя. В этом случае при подключении окно авторизации появляться не будет, а пароль Программа будет брать из этой настройки. Для того чтобы, не указывая пароль в настройке, вызывать окно авторизации для ввода пароля каждый раз, когда пользователь подключается к серверу, в параметре Пароль надо указать символ «?». Например:

Пользователь=valera

Пароль=?

Список библиографических баз данных (каталогов) задается в следующей настройке:

[Каталоги]

Имя БД1=Наименование БД1 для вывода в отчетах

Имя БД2=Наименование БД2 для вывода в отчетах

Например:

Books=Книги

Serial=Периодика

Media=Мультимедиа

 

Ниже аналогично задаются параметры подключения к внешним Z39.50 серверам для заимствования записей Rusmarc. Всего допускается использовать до трех внешних серверов со свободным доступом и один с платным доступом. Первые три настройки для свободных северов: [Сервер1], [Сервер2], [Сервер3]. Настройка [Сервер4] задает параметры сервера с ограниченным (платным) доступом.

 

Настройка БД задает имя базы данных (каталога) на внешнем сервере, в которой будет производиться поиск при обращении к этому серверу, а настройка Формат позволяет уточнить MARC формат извлекаемых с сервера записей. Поддерживается два основных профиля MARC форматов: Rusmarc (или Unimarc) и Usmarc (или Marc21).

Например:

БД=books

Формат=marc21

По умолчанию будет применяться формат записей Rusmarc.

 

В настройках внешних серверов при необходимости авторизованного подключения можно также задать как имя пользователя, так и пароль доступа:

Пользователь=valera

Пароль=valerapass

Обратите внимание! Пароли к внешним источникам хранятся в открытом виде.

 

В секции [Параметры] имеется настройка Внешние серверы, которая позволяет включить или выключить возможность обращения к внешним серверам:

Внешние серверы=0 (выключить)

или

Внешние серверы=1 (включить)

Настройка Внешние справочники позволяет указать номер внешнего сервера, с которого будет производиться выборка справочников в режиме «Внешний». Например:

Внешние справочники =2

устанавливает в качестве сервера для внешних справочников сервер, указанный в группе [Сервер2].

 

Кроме того, в секции [Параметры] задается код организации, который будет автоматически проставляться при вводе новых инвентарных номеров.

Например:

Код организации=ТПУ

 

Настройка Rusmarc URL задает базовый URL для работы функции подсказки по формату Rusmarc. По умолчанию подсказка работает с вэб-сервером РБА, где опубликовано полное описание формата. Но при создании пользователем локальных копий или собственной справки по формату Rusmarc данную ссылку можно перенаправить на локальный адрес.

Например:

Rusmarc URL=http://www.rba.ru/rusmarc/rusmarc

Rusmarc URL=http://www.mysite.ru/rusmarc

Rusmarc URL=C:\ProgramFiles\NevaCompl\rusmarc

 

Настройка Кодировка файла определяет требуемую кодировку при сохранении библиографической записи в файл *.mrc (кнопка «В файл» в окнах Запись и Поиск). Поддерживаются следующие значения: win, koi8, dos, utf8. По умолчанию применяется кодировка Utf8 (Unicode).

Например:

Кодировка файла=win

Кодировка файла=dos

Кодировка файла=koi8

 

Далее перечислены списки-справочники для заполнения различных полей данных…

[Сиглы] – список кодов сигл хранения (отделов) организации,

[Получатели] – список кодов отделов организации- получателей литературы,

[Префиксы номеров] – варианты префиксов инвентарного номера,

[Постфиксы номеров] – варианты постфиксов инвентарного номера,

[Виды записей] – виды документов, на которые создается первичное описание,

[200b] – общее обозначение материала – справочник для подполя 200$b,

[Поставщики] – список кодов организаций-поставщиков,

[Заказчики] - список кодов организаций (подразделений) – заказчиков,

[Документы] – варианты формулировок значений поля «Сопроводительные документы» в карточках заказов и актов,

[Источники] – список организаций-источников комплектования,

[Причины] – список причин списания единиц фонда,

[Языки] – стандартный список кодов языков (справочник подполя 101$a),

[Страны] – стандартный список кодов стран (справочник подполя 102$a),

[Атрибуты]  - список поисковых атрибутов для окна Поиск (значения стандартные – редактировать не рекомендуется),

[Коды отношения] – стандартный список кодов отношения для указания роли лица или организации, несущих интеллектуальную ответственность (подполе $4 блока полей 7ХХ),

[Коды классификаторов] - перечень кодов классификационных схем (для заполнения $2  полей 679 и 686),

[Таблицы ББК] – коды изданий таблиц индексов ББК (для заполнения $v поля 686).

 

 


3.   Техническое обслуживание и поддержка пользователей

 

Пользователи программы имеют возможность получения консультационной поддержки от разработчиков.

Программа постоянно совершенствуется разработчиками. Пользователи, состоящие на техническом обслуживании, имеют возможность обновлять версии программы на бесплатной основе. Сообщения о выходе новых версий рассылаются пользователям по e-mail и публикуются в соответствующих разделах вэб-сайта.

Контакты службы технической поддержки:

E-mail: neva@balticsoft.ru

Web: http://www.balticsoft.ru

 


4.   Запуск программы

 

Запуск программы производится из меню программ Windows или с помощью ярлыка программы на рабочем столе. Программа имеет одно главное и несколько встроенных окон, переключение между которыми осуществляется с помощью меню слева или горячих клавиш, которые указаны в скобках. Основных окон шесть: Поиск (F2), Заказ (F3), Прием (F4), Выбытие (F5), Запись (F6), Инвентари (F7) и КСУ (F8).

Справа в каждом окне имеется панель кнопок для выполнения конкретных операций. В нижней части окон имеется строка состояния для вывода текущих сообщений и результатов операций.

В верхней части главного окна программы выводится наименование организации, которой принадлежит лицензия на использование данной копии программы, или сообщение о специальном ДЕМО режиме запуска.


5.   Выход из программы

Выход из программы осуществляется посредством штатной функции окна Windows (крестик в правом верхнем углу окна программы.) При выходе из программы автоматически закрывается и окно Excel с последним отчетом. В случае, если отчет еще не был сохранен, Excel запросит соответствующее подтверждение о выходе с сохранением или потерей данных отчета.


6.   Подключение и авторизация на сервере

 

Для выборки и сохранения данных необходимо подключить программу к серверу библиотечной системы.

Подключение производится кнопкой «Подключить». Кнопка имеет два назначения – «Подключить» сервер, когда соединение не установлено, и  «Отключить», когда сервер подключен. Слева от кнопки имеется цветовой индикатор: в неподключенном состоянии - красный, в подключенном – зеленый. Аналогичные операции можно выполнить и с помощью меню «Сервер – Подключить/Отключить».

При подключении к серверу библиотечной системы требуется авторизоваться. Для этого в появившемся окне авторизации необходимо ввести имя пользователя и пароль доступа. Программа запоминает имя последнего пользователя. Необходимо отметить, что пользователь должен обладать правами доступа к соответствующим базам данных библиотечного сервера. Регистрация, управление пользователями и их правами осуществляется средствами библиотечной системы.

В случае успешной авторизации и подключения к серверу индикатор становится зеленым. Программа готова к работе.

Подключение к внешним серверам для заимствования записей производится автоматически, для этого необходимо лишь отметить источники на специальной панели окна Поиск. Панель видима только при установленной настройке Внешние серверы. Внешние серверы приводятся в виде списка: синим цветом отмечены свободные источники, розовым – платные. В случае успешного подключения соответствующие индикаторы источников становятся зелеными, если подключение не произведено – остаются красного цвета. Обратите внимание, что внешний источник может быть не всегда доступен для поиска, кроме того, может измениться адрес сервера источника – в этом случае необходимо внести поправки в соответствующие источнику настройки.


7.   Поиск записей в каталоге и во внешних источниках

 

Поиск записей в каталоге библиотеки и во внешних источниках производится в окне Поиск (кнопка меню слева). Окно состоит из трех основных зон - сверху вниз соответственно: поисковый запрос, список записей, запись.

Поисковый запрос – в этой зоне пользователем задается критерий поиска. Для поиска на сервере библиотеки надо отметить один или несколько каталогов, для одновременного поиска на серверах внешних источников надо отметить соответствующие элементы панели источников. Запрос может содержать до трех термов, объединяемых логическими операциями: И, ИЛИ, И-НЕ. Каждый терм содержит имя поискового атрибута, тип отношения (>, >=, =, <, <=, <>) и значение. Значение атрибута вводится вручную. Допускается использование символа «*» в конце слова для указания усечения.  Панель справа содержит две кнопки: «Поиск» – начать поиск по запросу, «Стоп» – остановить текущий поиск и извлечение записей.

Списки записей – списки записей, соответствующих результату поиска. Поиск может производиться одновременно на нескольких серверах – один внутренний сервер библиотеки [Сервер], до 3-х внешних свободных [Сервер1-3] и один внешний платный [Сервер4]. Результаты поиска выводятся в разные списки. Каждый сервер имеет свой список – выйти на список сервера можно, кликнув соответствующий элемент на панели источников. В нижней части списки имеют строку состояния, в которой указано общее кол-во найденных и извлеченных записей по запросу. Записи извлекаются порциями, поэтому количество извлеченных на данный момент записей может быть меньше количества найденных. При поиске на внешних серверах на панели источников справа от названия источника также выводится количество найденных и извлеченных записей.

Списки записей имеют возможность сортировки по значениям полей в любой колонке, для этого достаточно кликнуть мышкой на заголовке соответствующей колонки списка.

Панель справа имеет кнопки:

«Запись» - загрузка текущей в списке записи в окно редактора записи для дальнейшей обработки;

«В файл» - сохранить отмеченные в списке записи в файл на диске – предлагается выбрать файл (запись копируется в кодировке в соответствии с настройкой Кодировка файла);

«В буфер» - скопировать отмеченную запись в системный буфер обмена (запись копируется в кодировке Win1251).

Текущая запись – вывод текущей записи списка в виде Rusmarc или библиографического описания. Форма вывода задается выпадающим меню справа (MARC/ ГОСТ).

Надо отметить, что процессы заимствования записей из свободных внешних источников [Сервер1-3] и «платного» источника [Сервер4] отличаются. В случае платного источника в списке результатов поиска записи представлены не в формате Rusmarc, а в виде текстовой строки описания. Такое представление не может быть использовано для редактирования и сохранения записи в каталоге, но позволяет принять решение о необходимости заимствования конкретной записи из списка в полном формате Rusmarc. В случае, если пользователь принял решение заимствовать конкретную запись из списка, необходимо двойным щелчком мышью послать специальный запрос на заимствование полной записи. Сразу после этого пользователю выводится информационное окно, в котором указаны текущие значения параметров его учетной записи на внешнем источнике, и запрос на подтверждение операции. В информационном окне выводятся следующие параметры учетной записи:

1. "Лимит заимствования по договору" задает количество записей, оплаченных по договору (например, 1000 записей).

2. "Заимствовано всего" показывает количество записей, заимствованных пользователем на текущий момент.

3. "Заимствовано в кредит" показывает количество записей, заимствованных пользователем на текущий момент сверх лимита, оплаченного по Договору (первый параметр). Как правило, записи, заимствованные сверх лимита, оплачиваются дополнительно.

В случае, если пользователь подтверждает выполнение операции заимствования, запись загружается в полном формате Rusmarc в окно редактора записи Запись. Далее обработка записи идет по обычной схеме. При этом, значение параметра "Заимствовано всего" увеличивается на единицу. Параметр "Заимствовано в кредит" увеличивается на единицу в том случае, если количество заимствованных записей превышает лимит, оплаченный по договору.

Условия работы с различными платными источниками записей могут различаться и определяться на договорной основе. Подключение к таким источникам предполагает предварительное заключение договора, заведение учетной записи пользователя (организации), выдачу индивидуального логина и пароля для доступа.

В частности, на сегодняшний день такой сервис предоставляется Российской книжной палатой. Открыта подписка на доступ к БД РКП "Текущая информация о книгах и брошюрах". Подробная информация об условиях подписки, бланки договора и счета-заказа, а также описание алгоритма работы сервиса опубликованы на вэб-сайтах РКП по адресам: http://knigainfo.ru, http://www.bookchamber.ru/ebiblio


8.   Формирование заказа

 

Работу с заказом надо начинать в окне Заказ (кнопка меню слева). Окно состоит из трех основных зон - сверху вниз соответственно: список заказов, список записей, запись.

Список заказов – выборка созданных заказов в соответствии с заданным фильтром. Фильтр может включать номер заказа, год формирования заказа или текущий статус. Справа список имеет панель кнопок для выполнения операций Выборки списка (дублируется нажатием кнопки Enter в полях фильтра), Создания, Изменения, Удаления заказа. При выборе последних трех операций открывается специальная карточка для заполнения, внесения изменений в поля заказа или удаления заказа. При двойном щелчке мыши на строке списка заказов выбирается список записей на документы, включенные в текущий заказ.

Список записей – выборка библиографических записей на документы текущего заказа. Справа список имеет панель кнопок: Редактор – позволяет открыть текущую запись в окне редактора для дальнейшей обработки и Отчет - для формирования копии заказа в виде документа Excel. В нижней части список имеет строку состояния, в которой указано общее кол-во записей в заказе, кол-во и сумма заказанных единиц, кол-во и сумма полученных (проведенных) по данному заказу единиц.

Списки заказов и записей имеют возможность сортировки по значениям полей в любой колонке, для этого достаточно кликнуть мышкой на заголовке соответствующей колонки списка.

Запись – вывод текущей записи в виде Rusmarc или библиографического описания. Форма вывода задается выпадающим меню справа (MARC/ ГОСТ).

Включение конкретной записи в заказ производится в окне редактора записи на странице Заказано. Переход в редактор записи можно осуществить, или при выборе записи в списке заказа (режим «дозаказа»), или при выборе записи в списке окна Поиск (режим «докомплектования»), или нажатием кнопки Запись в меню слева (режим создания новой записи для заказа).

При формировании заказа могут быть использованы уже созданные ранее в каталоге библиотеки записи или заимствованные из внешнего источника. В случае, если создается новая запись (первичное описание), рекомендуется использовать заранее подготовленные шаблоны записей – второй слева список в верхней части окна Запись. При создании первичного описания имеется возможность автоматической проверки наличия дублета в каталоге (опция «Дубль?») и скрытого поиска записи во внешних источниках (опция «Поиск»). Поля записи, участвующие в автоматическом поиске имеют более яркие заголовки – эти поля желательно заполнять в первую очередь. При нахождении записи – дубля или источника загорается индикатор справа от опции. Для просмотра и выбора записи необходимо перейти в окно Поиск (кнопка меню слева).

Привязка библиографической записи к заказу осуществляется в поле 959, поле формируется автоматически при заведении новой строки в таблице «Заказано». Для этого необходимо заполнить поля в правой части: «текущий заказ» (заполняется автоматически, если выбран текущий заказ в списке заказов окна Заказ), «количество», «цена» (задают количество и цену единиц издания в заказе), а также распределить указанное кол-во единиц по получателям, приведенным в таблице. После заполнения полей и таблицы распределения надо нажать кнопку «Заказать» - новая строка таблицы будет добавлена. Удаление ошибочно добавленной строки таблицы можно выполнить нажатием клавиш Ctrl+Del.


9.   Регистрация новых поступлений

 

Регистрация новых поступлений начинается с заведения нового акта о приеме - в окне Прием (кнопка меню слева). Окно состоит из трех основных зон - сверху вниз соответственно: список актов, список записей, запись.

Список актов – выборка созданных актов о приеме в соответствии с заданным фильтром. Фильтр может включать номер акта, год формирования акта или текущий статус. Справа список имеет панель кнопок для выполнения операций Выборки списка (дублируется нажатием кнопки Enter в полях фильтра), Создания, Изменения, Удаления акта. При выборе последних трех операций открывается специальная карточка для заполнения, внесения изменений в поля акта или удаления акта. При двойном щелчке мыши на строке списка актов выбирается список записей на документы, проведенные по  текущему акту.

Список записей – выборка библиографических записей на документы текущего акта. Справа список имеет панель кнопок: Редактор – позволяет открыть текущую запись в окне редактора для дальнейшей обработки и Отчет - для формирования копии акта о приеме в виде документа Excel. В нижней части список имеет строку состояния, в которой указано общее кол-во записей в акте, кол-во и сумма проведенных по данному акту единиц.

Списки актов и записей имеют возможность сортировки по значениям полей в любой колонке, для этого достаточно кликнуть мышкой на заголовке соответствующей колонки списка.

Запись – вывод текущей записи в виде Rusmarc или библиографического описания. Форма вывода задается выпадающим меню справа (MARC/ ГОСТ).

Включение конкретной записи в акт производится в окне редактора записи на странице Поступило/Выбыло. Переход в редактор записи можно осуществить, или при выборе записи в списке заказа, или выборе записи в списке акта, или при выборе записи в списке окна Поиск, или нажатием кнопки Запись в меню слева (режим создания новой записи для акта о приеме).

При формировании акта могут быть использованы уже созданные ранее в каталоге библиотеки записи или заимствованные из внешнего источника. В случае, если создается новая запись (первичное описание), рекомендуется использовать заранее подготовленные шаблоны записей – второй слева список в верхней части окна Запись. При создании первичного описания имеется возможность автоматической проверки наличия дублета в каталоге (опция «Дубль?») и скрытого поиска записи во внешних источниках (опция «Поиск»). Поля записи, участвующие в автоматическом поиске имеют более яркие заголовки – эти поля желательно заполнять в первую очередь. При нахождении записи – дубля или источника загорается индикатор справа от опции. Для просмотра и выбора записи необходимо перейти в окно Поиск (кнопка меню слева).

Привязка библиографической записи к акту о приеме осуществляется в поле 999, поле формируется автоматически при заведении новой строки в таблице «Поступило» (таблица в верхней части окна «Запись»). Для этого необходимо заполнить поля в правой части: «по акту» (заполняется автоматически, если выбран текущий акт в списке актов о приеме окна Прием), «по заказу» (заполняется автоматически, если выбран текущий заказ в списке заказов окна Заказ), «количество», «цена» (задают количество и цену единиц издания в акте), распределить указанное кол-во единиц по сиглам хранения, приведенным в таблице, а также задать начальный номер для генерации новых инвентарных номеров. Это можно выполнить, выбрав один из действующих генераторов номеров (рекомендуется) или задав значение вручную. Инвентарный номер может иметь префикс и постфикс, которые можно задать, используя списки (при использовании генератора формируются автоматически). После заполнения полей и таблицы распределения надо нажать кнопку «Принять» - будет добавлена новая строка (или несколько строк) таблицы «Поступило». При выборе опции «БУ» все единицы будут иметь одинаковый номер, и для каждой сиглы будет добавлена только одна строка таблицы (многоэкземплярный учет). В случае, если опция не выбрана, каждая единица получает свой уникальный инвентарный номер (индивидуальный учет). Удаление ошибочно добавленной строки (строк) таблицы можно выполнить двойным щелчком мыши и удалением значения в колонке «Номер».

При формировании строк таблицы «Поступило» могут заполняться поля «Полочный индекс» и «Авторский знак». Поля имеют одинаковое значение для всех единиц. При создании новой записи авторский знак можно сгенерировать автоматически на основе таблицы Хавкиной (кнопка справа от поля).

Поступающие единицы могут быть снабжены штрих-кодами (Ш/К). Ш/К уникально идентифицируют единицу хранения фонда библиотеки. Значения Ш/К должны быть числом. Вводятся Ш/К для каждого номера отдельно. В случае, если номер относится к многоэкземплярному учету, он может содержать более одного Ш/К – по числу единиц хранения. Для ввода Ш/К надо отметить номер в таблице Поступило и ввести новый (новые) Ш/К в список «Штрих-коды». Несколько подряд Ш/К можно задать диапазоном. Например: 0000010000-0000010005. Этот диапазон задает шесть ш/кодов для одного многоэкземплярного номера.


10.                    Списание единиц фонда

 

Списание единиц фонда следует начинать с заведения нового акта выбытия - в окне Выбытие (кнопка меню слева). Окно состоит из трех основных зон - сверху вниз соответственно: список актов, список записей, запись.

Список актов – выборка созданных актов об исключении из фонда в соответствии с заданным фильтром. Фильтр может включать номер акта, год формирования акта или текущий статус. Справа список имеет панель кнопок для выполнения операций Выборки списка (дублируется нажатием кнопки Enter в полях фильтра), Создания, Изменения, Удаления акта. При выборе последних трех операций открывается специальная карточка для заполнения, внесения изменений в поля акта или удаления акта. При двойном щелчке мыши на строке списка актов выбирается список записей на документы, выбывшие по  текущему акту.

Список записей – выборка библиографических записей на документы текущего акта. Справа список имеет панель кнопок: Редактор – позволяет открыть текущую запись в окне редактора для дальнейшей обработки и Отчет - для формирования копии акта об исключении из фонда в виде документа Excel. В нижней части список имеет строку состояния, в которой указано общее кол-во записей в акте, кол-во и сумма выбывших по данному акту единиц.

Списки актов и записей имеют возможность сортировки по значениям полей в любой колонке, для этого достаточно кликнуть мышкой на заголовке соответствующей колонки списка.

Запись – вывод текущей записи в виде Rusmarc или библиографического описания. Форма вывода задается выпадающим меню справа (MARC/ ГОСТ).

Включение конкретной записи в акт производится в окне редактора записи на странице Поступило/Выбыло. Переход в редактор записи можно осуществить, или при выборе записи в списке акта, или при выборе записи в списке окна Поиск.

Привязка библиографической записи к акту выбытия осуществляется в поле 989, поле формируется автоматически при заведении новой строки в таблице «Выбыло» (таблица в нижней части окна «Запись»). Для этого необходимо заполнить поля в правой части: «по акту» (заполняется автоматически, если выбран текущий акт в списке актов выбытия окна Выбытие), «Ш/К» (если производится списание единицы, снабженной штрих-кодом), «номер» (инвентарный номер для списания), «количество», «цена» (задают количество и цену единиц для списания). После заполнения полей надо нажать кнопку «Списать» - будет добавлена новая строка в таблицу «Выбыло». Отметим, что при вводе Ш/К значение соответствующего номера заполняется автоматически, а поле «количество» получает значение «1». При списании единицы, снабженной Ш/К, необходимо всегда вводить Ш/К! Удаление ошибочно добавленной строки таблицы можно выполнить нажатием клавиш Ctrl+Del.

 


11.                    Обработка записи

Обработка записи электронного каталога производится в окне Запись (кнопка меню слева).

Панель справа имеет кнопки:

«Новая» - создание новой записи – все поля очищаются и выставляются в значения по умолчанию;

«Копия» - текущая запись копируется в редакторе;

«Сохранить» - сохранение созданной записи или внесенных изменений; для новой записи в крайнем справа выпадающем списке необходимо указать каталог для сохранения, отредактированная запись сохраняется в том же каталоге, из которого была извлечена.

«В файл» - сохранить запись в файл на диске – предлагается выбрать файл (запись копируется в кодировке в соответствии с настройкой Кодировка файла);

«Удалить!»- удалить запись из каталога,

«В буфер» - скопировать запись в системный буфер обмена (запись копируется в кодировке Win1251);

«Из буфера» - извлечь запись из буфера обмена.

11.1. Общие правила работы в окне «Запись»

Для создания новой записи необходимо нажать кнопку «Новая» (меню справа) и выбрать каталог (крайний справа вверху выпадающий список) для последующего сохранения созданной записи.

Для создания копии записи из своего каталога или заимствованной из внешнего источника необходимо нажать кнопку «Копия» (меню справа) и также выбрать каталог для сохранения копии. Режим копирования бывает очень удобен при создании подобных записей и необходим, когда применяется технология заимствования.

Все текущие изменения в полях записи сохраняются в каталоге (на сервере) только после нажатия кнопки «Сохранить» (меню справа). Обратите внимание, что до этого момента все изменения действуют только в текущем окне редактора и при закрытии окна или Программы без сохранения могут быть потеряны!

Для удаления записи из каталога нажмите кнопку «Удалить» (меню справа).

Результат сохранения записи выводится внизу окна в строке состояния. Например: “Запись успешно добавлена”, “Запись успешно обновлена”, “Запись успешно удалена”. В случае, если произошла какая-то ошибка, выводится соответствующая служебная диагностика. Диагностика может выводиться, например, если пользователь попытался сохранить или удалить запись в каталоге (на сервере), на который не имеет соответствующих прав. В этом случае, надо убедиться, что правильно выбран каталог для сохранения записи и, если необходимо, уточнить причину ошибки у системного администратора.

Окно Запись имеет несколько страниц: «Описание», «Авторы», «Примечания», «Содержание/Реферат», «Заглавия», «Тематика», «Связи», «Прочее», «Заказано», «Поступило/Выбыло».

Страницы предназначены для ввода и редактирования значений полей библиографической из различных групп. Обозначения полей и подполей приведены над полями ввода. Переход между полями на страницах осуществляется табуляцией. В полях ввода действуют принятые правила редактирования.


11.2. Работа на странице «Описание»

На странице «Описание» обрабатываются основные поля для создания первичного описания монографического документа. Поддерживается несколько видов документов (первый слева выпадающий список). При выборе некоторых видов в нижней части страницы активизируются дополнительные поля для ввода специфических характеристик.

При выборе «Том многотомника» активизируются поля для связи с записью на издание в целом (уровня набора). Связывание записи можно произвести автоматически, введя заглавие и другие поля записи набора и нажав кнопку «Поиск» справа. В случае, если запись набора в каталоге найдена, справа загорается индикатор. Для связывания надо перейти в окно Поиск (кнопка меню слева), выбрать запись из списка и дважды кликнуть. Фокус вернется в окно Запись, а поля для связывания будут скопированы в соответствующие поля страницы. Эти поля будут сохранены в поле 461. В случае автоматического связывания сохраняется ключ (поле 001) записи набора, что обеспечивает однозначную связь, поэтому такой режим рекомендуется при описании томов многотомников. Но режим «ручного» ввода полей связи также поддерживается – обязательным является заполнение полей «Заглавие» издания (461-200$a) и «Обозначение тома» (461-200$v). Поле 461 – связь с записью уровня набора может быть заполнено также на отдельной странице «Связи», работа на которой описана ниже.

При создании новой записи можно использовать заранее подготовленные шаблоны записей – второй слева выпадающий список. При выборе шаблона происходит «наложение» полей шаблона на редактируемую запись. Обратите внимание, что неправильный выбор шаблона может исказить запись!

Страница «Описание» в нижней части имеет зону вывода записи в виде полей Rusmarc или библиографического описания. Форма вывода задается выпадающим меню справа (переключатель «MARC/ ГОСТ»). При выборе режима «ГОСТ» можно вывести полученное описание на печать в виде каталожной карточки. Для этого надо выбрать пункт Печать/Print стандартного контекстного меню Windows (правая клавиша мыши). Далее в стандартном диалоге Windows выбрать установленный в системе принтер. Обратите внимание, что для правильного вывода на печать карточки, возможно, понадобится предварительно настроить принтер на размер бумаги для карточки, соответствующие поля отступа, настроить другие опции принтера. Как правило, эти опции и особенности настройки значительно зависят от модели конкретного принтера, поэтому первоначальную настройку принтера на печать карточек желательно поручить специалисту.


11.3. Автоматические режимы проверки на дублет и поиска записи во внешнем источнике

В процессе заполнения полей записи на странице «Описание» имеется возможность автоматической проверки наличия дублета в каталоге (опция «Дубль?») и скрытого поиска записи во внешних источниках (опция «Поиск» в верхней части страницы). При нахождении записи–дубля или записи из внешнего источника загорается индикатор справа от опции.

Поля записи, участвующие в автоматическом поиске, имеют более яркие заголовки – эти поля желательно заполнять в первую очередь. По мере заполнения этих полей поиск дублета или записи для заимствования будет уточняться. Например, в случае отсутствия ISBN при заполнении поля АВТОР с высокой вероятностью будет найден, или дублет, или другая запись, но при  дальнейшем вводе поля ЗАГЛАВИЕ, поиск будет значительно точнее и загоревшиеся индикаторы опций «Дубль?» или «Поиск», скорее всего, погаснут. Это означает, что надо продолжить создание новой записи. В случае, если индикатор «Дубль?» не погас даже после ввода полей В/Д (выходные данные), с высокой вероятностью в каталоге имеется дубль записи. Надо перейти в окно Поиск и проверить записи в списке результата – если среди найденных записей есть та самая, ее надо выбрать и внести лишь необходимые корректировки на странице «Поступило», если нет – вернуться в окно Запись и продолжить создание новой записи.

Решение о проверке найденных по опции «Поиск» записей для заимствования можно принимать также, исходя из принципа разумного уточнения запроса. В любом случае, при переходе в окно Поиск для проверки найденных записей пользователь ничего не теряет и всегда может продолжить создание новой записи в окне Запись.

Для просмотра списка и выбора одной из найденных записей необходимо перейти в окно Поиск (кнопка меню слева).


11.4. Работа на страницах: «Авторы», «Примечания», «Заглавия», «Тематика» и «Прочее»

Работа с полями записи на страницах: «Авторы(7XX)», «Примечания(3XX)», «Заглавия(5XX)», «Тематика(6XX)» и «Прочее» унифицирована. Общие правила обработки полей записи на этих страницах предполагают единообразный подход к добавлению и удалению полей, редактированию подполей текущего поля, добавлению новых подполей текущего поля, редактированию значений индикаторов поля.

Для удобства работы поля текущей страницы располагаются в две колонки. Поля сгруппированы по номерам тегов. Каждая колонка содержит поля только определенного диапазона тегов. Соответствующий список полей колонки отражается в ее контекстном меню.

Для добавления нового поля необходимо вызвать контекстное меню, кликнув мышкой на свободной зоне соответствующей колонки, и выбрать требуемое поле.

Каждое поле представлено отдельной формой ввода. Формы полей располагаются по порядку (сверху вниз) в соответствующей колонке страницы. Форма поля имеет заголовок (выделенный цветом) и основную зону для ввода значений всех подполей поля.

В заголовке формы поля указаны тег и название поля в соответствии с форматом Rusmarc. Например, поле для ввода автора имеет заголовок: «Лицо – перв.инт.отв.(700)». В случае, если в Rusmarc для данного поля предусмотрены индикаторы, в заголовке поля активны соответствующие списки значений «И1» и/или «И2» – они определяют возможные значения выбранного индикатора.

Обязательные по Rusmarc подполя поля присутствуют в форме поля изначально и готовы для редактирования. Помимо обязательных в форму поля могут сразу включаться и необязательные, но часто используемые подполя. Каждое подполе имеет краткое обозначение и идентификатор в соответствии с форматом Rusmarc. Например: «доп.$с»______, «даты$f»______, и т.д.

Остальные подполя поля могут быть добавлены в форму поля в любой момент с помощью контекстного меню мыши, вызванного над заголовком текущего поля. Список доступных для добавления подполей поля определен строго в соответствии с требованиями формата Rusmarc, при этом, контролируется и возможность повторения подполя. Удалять невостребованные подполя не требуется – достаточно оставить их пустыми.

Значения некоторых подполей поля могут вводиться, как вручную, так и с помощью справочников. Справочники вызываются кнопкой справа от подполя. Работа со справочниками описана в разделе 12.

Удалить поле можно с помощью того же контекстного меню мыши, вызванного над заголовком текущего поля (команда «Удалить поле»).

Для текущего поля (а точнее – соответствующего блока полей) в любой момент можно вызвать справку – кнопка «Справка-Формат Rusmarc». Для работы справки по формату необходимо правильно настроить начальный адрес справки (см. раздел 2, настройка Rusmarc URL), и соответствующие файлы должны быть доступны локально или через Интернет.

Особенности обработки полей на отдельных страницах описаны ниже.

На странице «Авторы» обрабатываются все поля блока интеллектуальной ответственности 7xx Rusmarc. Поле 710 (первый автор) и первое поле 712 (вторично ответственная организация) дублируются в сокращенном составе подполей ($a, $b, $g) на странице «Описание». Синхронизация значений введенных на страницах «Описание»  и «Авторы» обеспечивается автоматически. Поля блока 7xx разбиты на две колонки: левая – поля 70х (лица), правая – поля 71х (организации) и 72х (родовые имена). Значения повторяющихся подполей 7xx$4, 7xx$c и 71x$d следует вводить через запятую.

На странице «Примечания» обрабатываются все поля блока примечаний 3xx Rusmarc за исключением полей Содержания (327) и Реферата (330), которые обрабатываются на отдельной странице. Поля разделены на две колонки: левая - поля 300-318, правая – поля 320-337.

На странице «Заглавия» обрабатываются все поля блока 5хх Rusmarc («Блок взаимосвязанных заглавий»). Поля разделены на две колонки: левая - поля 500-501, правая – поля 510-545.

На странице «Тематика» обрабатываются поля блока 6хх Rusmarc («Блок анализа содержания»). Для удобства поля разбиты на три колонки слева направо: 1) поля 610 (ключевые слова), 2) поля 606 (предметные рубрики), 3) остальные поля блока 6xx, включая дополнительные точки доступа 600-620 и классификационные индексы 675-686.

Поля первого индекса УДК (675) и первого индекса ББК (686 с кодом «rubbk») дублируются в сокращенном составе (только подполе $a) на странице «Описание». Синхронизация значений этих полей, введенных на страницах «Описание»  и «Тематика» обеспечивается автоматически.

Колонка 1 фиксированная - возможен ввод до 30-ти ключевых слов. Ключевые слова могут заполняться из справочника (кнопка справа на заголовке колонки). Заполнять несколько подряд ключевых слов можно, не выходя из окна справочника – при выборе очередного термина в справочнике (двойной клик или Enter), курсор автоматически будет переходить на следующее поле колонки 1.

На странице «Прочее» обрабатываются остальные поля формата Rusmarc, не вошедшие на отдельные страницы, поля блока 8xx («Блок международного использования») и нестандартные поля локального использования 9хх, за исключение специальных полей 999, 989, 979, 969, 959.

Поля на странице разбиты на две колонки: левая – поля со значениями тега меньше 900, правая поля с тегами, начиная с 900 и выше. Контекстное меню добавления нового поля на этой странице имеет пункт «Другое» или «Добавить поле». Тег нового поля указывается во всплывающем окне.

 

Обратите внимание, что при сохранении записи в каталоге поля блоков 3хх, 5хх, 6хх, 7хх, 8хх, 9хх с пустыми подполями $a автоматически удаляются.

 

На странице «Содержание/Реферат» обрабатываются поля 327 и 330 Rusmarc.

Работа на страницах «Заказано» и «Поступило/Выбыло» описана в разделах 8, 9, 10 соответственно.


11.5. Работа на странице «Связи»

На странице «Связи» обрабатываются все поля блока связей записей 4хх Rusmarc. Поля этого блока необходимы для установления связей между записями каталога (и соответствующими документами фонда). Каждое поле блока 4xx содержит ссылку на документ, с которым устанавливается связь. Для каждого типа связи предназначается отдельный тэг. Примеры типов связей: 421 - «Приложение», 423 - «Перевод», 453 - «Репродукция», 456 - «Издается в одной обложке с…» и т.д. Эти связи можно назвать «горизонтальными». Особым видом связей являются так называемые «вертикальные» связи, когда записи каталога имеют иерархию, и необходимо установить связи между записями различных уровней. Например: многотомник и отдельный том, сериальное издание в целом и отдельный выпуск, документ и его аналитическая часть.

Таким образом, каждое поле 4xx должно фактически содержать запись на документ, т.е. само состоять из нескольких «встроенных» полей. В связи с этим поля блока 4хх имеют сложную структуру, и работать с ними «вручную», как с другими полями, не представляется возможным. Для работы с этими полями предусмотрена отдельная страница, предоставляющая ряд дополнительных возможностей для быстрого и качественного связывания записей между собой.

В верхней части страницы в виде списка перечисляются все поля связи, имеющиеся в записи. В этом же списке с помощью контекстного меню можно удалить текущее поле связи или добавить новое. В каждой строке списка выводится описание документа, связь с которым устанавливает текущее поле. Тег поля связи (тип связи) указывается в первой колонке.

Нижняя часть страницы имеет две области (левую и правую), предназначенные для обработки текущего (отмеченного в списке) поля связи.

Слева располагается область для работы со встроенными полями текущего в списке поля связи. Фактически в этой области обработка встроенных полей производится также, как и обычных полей на других страницах окна Запись, за исключением того, что все встроенные поля собраны вместе на одной странице. Область имеет возможность прокрутки, так что даже при большом количестве встроенных полей они все могут быть выведены и обработаны. Добавить новое встроенное поле можно из контекстного меню мыши. Различие с добавлением обычного поля заключается лишь в том, что в меню предлагаются к добавлению только те поля, которые рекомендованы в формате Rusmarc для использования в полях связи (010,011, 200, 205, 210, 225, 500, 510, 530, 7xx). Но добавить можно и другое поле, используя пункт меню «Другое».

Область слева имеет заголовок, в котором выводится тег и название текущего поля связи, его индикатор «И2» в соответствии с форматом Rusmarc. Кроме того, в заголовке может выводиться ключ связанной записи (встроенное поле 001).

Справа располагается область для просмотра:

1) текущего поля связи в виде списка встроенных полей или полученного на основе них описания (верхнее положение переключателя «Поле/Запись»),

2) записи каталога, на которую ссылается текущее поле связи, в виде MARC или ГОСТ (нижнее положение переключателя «Поле/Запись»).

Для работы режима просмотра (2) связанная запись предварительно должна быть извлечена из каталога, о чем свидетельствует зеленый индикатор в заголовке поля связи слева. При наличии ключа связи в заголовке поля для извлечения связанной записи достаточно нажать кнопку «Поиск связанной записи по ключу». В случае успешной выборки загорится зеленый индикатор рядом с кнопкой. Эта операция называется «восстановлением связи».

Поле связи может быть сформировано в двух режимах: «ручном» и «автоматическом».

Режим формирования поля связи в области слева путем добавления нескольких встроенных полей (как описано выше) будем называть «ручным». Данный режим не предполагает наличия отдельной записи на связываемый документ.

Но в случае, если отдельная запись на связываемый документ в каталоге существует, настоятельно рекомендуется формировать связь «автоматически» – путем выборки из каталога записи, связь с которой формируется.

Обратите внимание, что именно автоматический режим связывания является предпочтительным, поскольку обеспечивает однозначную связь записей по ключу (поле 001), исключает ошибки при формировании полей связи и значительно (!) ускоряет процесс связывания.

Для выполнения автоматического связывания необходимо нажать кнопку «Поиск записи для связывания» (крайняя правая в заголовке левой области). В открывшемся окне поиска записи необходимо задать соответствующий поисковый запрос. Как правило, в случае, когда ключ искомой записи неизвестен, задается наиболее точный поиск по ISBN/ISSN или комбинации атрибутов ЗАГЛАВИЕ, АВТОР, ДАТА ПУБЛИКАЦИИ. Работа в этом окне полностью аналогичная работе в окне Поиск (см. раздел 7).

Найденную для связи запись двойным кликом мышкой на соответствующей строке списка результатов поиска загружаем на страницу «Связи», о чем сигнализирует зеленый индикатор в заголовке формируемого поля связи. Еще раз просмотреть связываемую запись можно в правой области, выбрав нижнее положение переключателя «Поле/Запись». Собственно связывание записей происходит при нажатии кнопки «Установить связь по ключу» (вторая справа заголовка левой области), которая активизируется при загрузке записи. При этом, в текущее поле связи – в левую область, автоматически встраиваются поля из связываемой записи в соответствии с рекомендациями формата Rusmarc. Ручного добавления требует лишь подполе $v встроенного поля 200 (или 500) в случае, если устанавливается иерархическая связь (поле 461).

В случае автоматического связывания автоматически сохраняется ключ (поле 001) связанной записи (и отражается в заголовке поля связи), что определяет однозначную связь и возможность ее автоматического восстановления (см. выше).

Надо отметить, что иерархическую связь записи тома с записью на многотомник (набор) – через поле 461 можно также установить на странице «Описание» (см. выше раздел 11.2).

 


12.                    Работа со справочниками

 

Некоторые поля в окне Запись могут заполняться с помощью справочников. Здесь и далее под справочником понимается список терминов доступный для выборки с локального сервера системы и/или внешнего сервера. Номер внешнего сервера для справочников указывается в настройке Внешние справочники. Термины в некоторых справочниках могут иметь расширение/уточнение/примечание. Расширение термина указывается во второй колонке списка терминов. Вызов справочников выполняется кнопкой справа от поля ввода.

Выборка терминов из справочника может осуществляться простым просмотром всех терминов подряд – последовательным пролистыванием списка клавишами Up, Down, PgUp, PgDown или с помощью быстрого «подскока» сразу в нужное место справочника по первым буквам термина. Начальные буквы термина для подскока задаются в специальном поле в верхней части окна справочника. Выборка начинается при нажатии кнопки «Найти термин» или клавиши Enter.

В случае установленной опции «Внеш.» выборка производится из внешнего сервера, иначе - локального.

Выбор конкретного термина осуществляется двойным щелчком мыши или клавишей Enter. После выбора термина окно справочника автоматически закрывается, а выбранный термин загружается в соответствующее поле.

Справочник можно редактировать при наличии у пользователя соответствующих прав доступа к базе справочников (DIR).

Добавление нового термина выполняется кнопкой «Добавить термин» или комбинацией клавиш Ctrl+Ins, при этом появляется дополнительная панель для ввода термина и расширения. Сохранение нового термина  происходит по нажатию кнопки «Сохранить», отмена ввода – клавишей Esc.

Для удаления термина используется кнопка «Удалить» или комбинация Ctrl+Del.

 


13.                    Формирование инвентарной книги

 

Инвентарная книга формируется в окне Инвентари (кнопка меню слева). Библиотека может вести несколько инвентарей по различным видам документов, имеющих различную линейку инвентарных (учетных) номеров. Сохранение фрагментов инвентарной книги производится в Excel файлах.

Для формирования очередного фрагмента инвентаря необходимо задать временной период и отметить каталог в списке слева. Временной период выборки задается начальной и конечной датой поступления («С: дата1  По: дата2»). Даты могут задаваться пользователем произвольно специальными «календарями» (кнопка справа от поля даты) или ручным вводом прямо в поле даты. Для ускорения ввода диапазона дат предусмотрены фиксированные периоды отчетности: Год, Квартал, Месяц, День. Кроме того, можно уточнить - Текущий или Предыдущий период. При выборе фиксированного периода даты диапазона («С: дата1  По: дата2») пересчитываются программой автоматически. После задания критерия выборки следует нажать кнопку «Извлечь» на панели кнопок справа. Процесс выборки записей можно остановить в любой момент нажатием кнопки «Стоп».

Номера и соответствующие записи извлекаются в список. В списке отражены все необходимые для формирования инвентаря поля. Записи извлекаются в порядке ввода в каталог. Но после окончания выборки список может быть отсортирован по любой колонке. Это выполняется кликом на заголовке колонки. Перед формированием инвентаря в файле Excel необходимо отсортировать полученный список по порядку инвентарных номеров. Поскольку библиотека может вести несколько инвентарей, в выборку по дате поступления могут попасть номера из разных инвентарей. После сортировки по номеру они сгруппируются. Для формирования файла Excel необходимо отметить только те номера, которые должны быть включены в формируемый инвентарь. После сортировки это можно выполнить, отметив нужную группу строк. Выделение группы строк производится кликом на первой строке группы и повторным кликом с нажатой клавишей Shift на последней. Отметка строк группы производится комбинацией клавиш Ctrl+A, снятие отметки Ctrl+R. Операции можно повторять, формируя нужный набор номеров.

Процесс построения фрагмента инвентарной книги запускается кнопкой «Отчет» (панель кнопок справа), при этом выводится сообщение «Выборка данных отчета» в строке состояния (внизу окна), а курсор мыши переходит в состояние выполнения программы («часики»). Во время формирования файла Excel не рекомендуется производить какие-либо операции. После завершения процесса в строке состояния выводится сообщение «Отчет сформирован», и курсор мыши возвращается в нормальное состояние. В окне Excel пользователь может просмотреть и произвести дальнейшую обработку полученного отчета штатными средствами Excel.

Имя файла формируется автоматически. В папку Отчеты\... сохраняется Excel файл с именем, полученным программой следующим образом:

Инвентарная книга_дата1-дата2.xls

где дата1 и дата2 – соответственно начальная и конечная даты заданного при формировании временного периода. Даты представляются в формате ДДММГГ. Если дата1 совпадает с датой2 (за один день), берется только дата1.

Например:

Инвентарная книга _010106-311206.xls (поступления за 2006 год), или  Инвентарная книга _100406.xls (поступления за 10 апреля 2006 г.)

Обратите внимание, в случае повторного формирования отчета за тот же период имена файлов будут совпадать, и Excel выведет соответствующее сообщение с запросом на подтверждение замены ранее сформированного файла на новый. В случае подтверждения будет сформирован и сохранен новый файл, в случае отмены - процесс построения нового файла  будет остановлен. Имена файлов Excel при сохранении можно изменить. Это необходимо делать в случае ведения нескольких инвентарей.

При последовательном построении нескольких различных инвентарей файлы Excel будут заменять друг друга в окне Excel автоматически. Это нормальный режим. Никакие дополнительные манипуляции с окном Excel не требуются.


14.                    Ведение генераторов инвентарных номеров

 

В верхней части окна Инвентари (кнопка меню слева) выводится список заведенных на текущий момент генераторов инвентарных номеров. Генераторы используются для автоматического формирования значений инвентарных номеров при учете новых поступлений в окне Запись на странице Поступило/Выбыло. Библиотека может вести несколько инвентарей по различным видам документов, имеющих различную линейку инвентарных (учетных) номеров, поэтому может потребоваться несколько различных генераторов.

 Генератор задает формулу, по которой формируется очередной номер инвентаря. Каждый номер должен иметь числовую часть. Номер также может иметь префикс и постфикс. Префикс и постфикс должен отделяться от числовой части дефисом.

Например: Б-1032, 7003001, М-351-06.

В списке четыре колонки: название генератора, префикс, числовая часть и постфикс. Для включения режима редактирования значений полей генератора надо нажать клавиши Ctrl+F4. Сохранение изменений производится автоматически по нажатию клавиши Enter. Добавить новый генератор (новую строку в список) можно клавишами Ctrl+Ins, удалить Ctrl+Del. Обновить список можно клавишами Ctrl+F5.

Внимание! Операции удаления или редактирования генераторов должны производиться только в исключительных случаях ответственными за это специалистами, поскольку ошибки в формуле генератора могут привести к нарушению последовательности номеров инвентаря, «перекрытию» номеров или их «пропуску».


15.                    Формирование книги суммарного учета

 

Инвентарная книга формируется в окне КСУ (кнопка меню слева). Сохранение фрагментов инвентарной книги производится в Excel файлах.

Для формирования очередного фрагмента инвентаря необходимо задать временной период. Временной период выборки задается начальной и конечной датой отчетного периода («С: дата1  По: дата2»). Даты могут задаваться пользователем произвольно специальными «календарями» (кнопка справа от поля даты) или ручным вводом прямо в поле даты. Для ускорения ввода диапазона дат предусмотрены фиксированные периоды отчетности: Год, Квартал, Месяц, День. Кроме того, можно уточнить - Текущий или Предыдущий период. При выборе фиксированного периода даты диапазона («С: дата1  По: дата2») пересчитываются программой автоматически. После задания критерия выборки следует нажать кнопку «Извлечь» на панели кнопок справа.

Соответствующие записи извлекаются в списки: «Часть 1» (Поступление) и «Часть 2» (Выбытие). В списках отражены все акты (записи КСУ) за указанный период. Записи извлекаются в порядке ввода в каталог соответствующих актов. Но после окончания выборки список может быть отсортирован по любой колонке. Это выполняется кликом на заголовке колонки. Перед формированием КСУ в файле Excel необходимо отсортировать полученный список по порядку номеров.

Для формирования файла Excel необходимо отметить только те записи КСУ, которые должны быть включены в формируемый файл. Это можно выполнить, отметив нужную группу строк. Выделение группы строк производится кликом на первой строке группы и повторным кликом с нажатой клавишей Shift на последней. Отметка строк группы производится комбинацией клавиш Ctrl+A, снятие отметки Ctrl+R. Операции можно повторять, формируя нужный набор номеров.

Процесс построения фрагмента КСУ запускается кнопкой «Отчет» (панель кнопок справа), при этом выводится сообщение «Выборка данных отчета» в строке состояния (внизу окна), а курсор мыши переходит в состояние выполнения программы («часики»). Во время формирования файла Excel не рекомендуется производить какие-либо операции. После завершения процесса в строке состояния выводится сообщение «Отчет сформирован», и курсор мыши возвращается в нормальное состояние. В окне Excel пользователь может просмотреть и произвести дальнейшую обработку полученного отчета штатными средствами Excel.

Имя файла формируется автоматически. В папку Отчеты\... сохраняется Excel файл с именем, полученным программой следующим образом:

КСУ_дата1-дата2.xls

где дата1 и дата2 – соответственно начальная и конечная даты заданного при формировании временного периода. Даты представляются в формате ДДММГГ. Если дата1 совпадает с датой2 (за один день), берется только дата1.

Например:

КСУ_010106-311206.xls (КСУ за 2006 год).

Обратите внимание, в случае повторного формирования отчета за тот же период имена файлов будут совпадать, и Excel выведет соответствующее сообщение с запросом на подтверждение замены ранее сформированного файла на новый. В случае подтверждения будет сформирован и сохранен новый файл, в случае отмены - процесс построения нового файла  будет остановлен. Имена файлов Excel при сохранении можно изменить. Это необходимо делать в случае ведения нескольких инвентарей.

При последовательном построении нескольких различных инвентарей файлы Excel будут заменять друг друга в окне Excel автоматически. Это нормальный режим. Никакие дополнительные манипуляции с окном Excel не требуются.